開會，開會，一天到晚開會
大家都砸了時間下去，真的有意義嗎
-----------------
感動會議術
臉書創辦人兼執行長馬克•祖克柏於是祭出兩絕招
每一場會議都必須有明確的目標，比方說「這場會議必須做出決定」，或是「我們為了討論X，而開這場會」。
應該如何的開好一次會議？這是谷歌這樣的大公司也頗為關注的一個重要管理議題。甚至谷歌的執行董事埃裏克‧施密特都認為這是挺大挺重要的一件事兒。
所以在谷歌公司，關於如何開會這個議題，他們特別總結了9條準則。
準則1、會議應該有一位決策者或主持
會議過程中的每一個時點都必須有明確的決策者，而這位決策者要對會議負責。兩個實力相當的團隊之間的會議往往得不出有效的結果，因為雙方最終會以妥協收場，而做不到斬釘截鐵。因此，應該由一位資深的人擔任決策者的角色。
準則2、決策者應當親力親為
他應該召開會議、保證會議質量、設立會議目標、確定與會人員，以及（在可能的前提下）至少提前24小時傳達議事日程。在會議結束後的48小時內，決策者（不是別人）應該用電子郵件向每位與會者以及任何需要了解會議情況的人傳達會議達成的決策以及待辦事項。
準則3、明確會議的主人
即便是在信息共享或頭腦風暴這種不必制定決策的會議上，也應明確指定會議的主人。主持者應挑選合適的與會者，制定明確的議事日程，還應確保提前做好必要的準備工作，及時向大家傳達待辦事項。
準則4、會議應該很容易取消
所有的會議都應該設立一個目標，假如會議目標不明確或會議沒能達成既定的目標，那麼這場會議也許並不必要。決策者需要捫心自問：這場會議真的有用嗎？會議是過於頻繁還是太過鬆散？與會者從會議中得到需要的信息了嗎？
準則5、會議規模應以便於管理為宜
與會者最好不超過8人，10人已算上限（但我們非常不建議安排這麼多人）。與會的每個人都應有權發表自己的意見，如果其他人必須要對會議結果有所了解，那麼應該把會議結果傳達給他們，而不是讓他們來當會議的旁聽者。會議中如果有旁聽者在場，會影響會議質量，還會讓大家對暢所欲言有所顧慮。
準則6、出席必要的會議
如果你的出席對會議不必要，那就退場，如果你可以在會前婉言謝絕，那就更好了。這一點，在與客戶或合作夥伴進行的會談上尤其適用。在出席“私密”會談的時候，我們本打算與客戶或合作方派出的某一位促膝談心，卻往往會面對滿滿一屋子的與會者。如果客戶覺得有必要把自己公司的全體員工都帶到會議現場來，我們也不能反對，但我們會對自己一方的出席人數加以控制。一般而言，與會者越少，會議效果越好。
準則7、守時很重要
確保會議準時開始、準時結束。會議結束時，留出足夠的時間總結會議要點和待辦事項。如果你們在預定的時間前達成了會議目標，那就提前結束會議。不要忘了預留出午餐和小憩時間，尊重身處不同時區的人，他們也希望能多花些時間與家人團聚。許多人都忽視了這些基本的人之常情，因此，在這些地方多花些心思，你就能贏得同事們的擁戴。
準則8、開會時就認真開會
同時處理多項事務會讓你顧此失彼。如果你在開會時用手提電腦或手機處理與會議內容無關的任務，那麼很明顯，你的時間還不如花在別處。每個與會者都應該把注意力集中在會議上，而不應為其他任務分心。如果有的人出席的會議太多，連工作任務都無暇完成，那麼解決方法其實很簡單：為待辦任務排出優先順序，減少出席會議的次數。
準則9、請大家關閉電腦
在這些規則之中，最後一項實踐起來最有挑戰性。在小組會議上，雖然我們一再告誡大家關閉電腦，但這話幾乎被當成了耳旁風，我們不得不作罷。儘管如此，這還是條好規則！
留言列表
